很多企业并不明白,为何要做企业内部社区呢?
一个企业的组织结构已经决定了员工的大部分工作属性,当员工在工作时,他肯定知道了与工作所有相关系的方方面面。
比如,谁是自己的领导,自己领导谁,有什么工作规范,工作流程,技术点,与哪些人一起团队合作,什么时候该完成,工作绩效如何等等。
如果一个员工在8个小时的工作时间内,根本就没有可能使用到公司内部网络,或没有与其他同事协作的可能,那么还有建设社区的必要吗?
企业内部的潜在社区生态环境有两种:
1、以业务为纽带的工作生态圈
2、以个人关系网为纽带的企业内朋友生态圈
很多企业在构建企业社区时,更多的初衷是希望通过建立第一种生态环境来提升企业与员工之间、员工与员工之间的信息交流,加速工作信息的传递和共享,其最终目的都是提升企业的工作效率和实现知识共享。
构建企业内社区的初衷是好的,然而某些企业不得不开始头疼。因为,企业已经实施了各种与工作相关的信息系统,比如,OA,财务系统,CRM,视频会议系统,邮件系统,企业门户,包括业务系统等。这些系统相互可能独立,在此基础上再单独做一个社区出来挂在门户上,则让本来就信息割据的局面变得更为混乱。
当然还有一种较好的局面:企业已经部署了portal,实现了SOA的平台架构,重新定义了企业的信息模型,那么,还需要定义新的社区应用与现有应用和平台之间的关系。
而建设内部社区的企业,一定是基于特定的环境的,包括,
1、有着庞大的组织架构和为数众多的员工(特别是员工分布在不同的城市和地区)。
2、大部分员工在工作时都是使用到计算机、移动终端及网络来进行。
3、有着复杂的业务体系和知识范畴。
4、有着良好的企业网络及信息架构。
满足上面的条件,笔者认为是可以考虑建设企业内部社区的。
通过建设内部社区其目的有三:
1、让一横一竖的垂直信息体系,变为立体的网状信息体系,每个节点都可以是信息的发起。
2、加速企业内的隐性知识向显性知识的转移。
3、建设的好,可以成为最有效的管理工具。
那么,企业应该如何建设社区应用?
所以我们需要围绕三点来开展,简单来说就是:“开放,服务,共享”。
1、开放,即作为企业社区,不能设立过多的约束规则,要向互联网的自由适度看齐,让员工管理自己的社区,所有角色都是社区的一员而已,不再有领导和普通员工的区别。
2、服务,既要做到社区能为员工工作、生活、学习等各个方面提供最有效的帮助。服务是需要一定的引导过程的,企业应该充分挖掘企业文化的价值,并借助社区的一些特性体现出来,发挥最大效用。
3、共享,这里有两层意义。一是所有信息在一个开放的环境内可以被分享和交流;其二是社区可以和企业的其他应用做好融合,让信息来去顺畅,这样的社区应用在企业的信息版图中才更有价值。
现在企业普遍通过QQ群或者微信群与员工互动,虽然能够及时的交流信息,但也存在弊端:人数容易达到上限;消息容易被遗忘。
可以尝试用短说社区论坛系统,社区里不仅没有人数上限,没有消息被遗忘的问题,内容也可以沉淀。
对于比较重要的消息,可以采用置顶或者公告形式来展示,让员工更能直观的看到。
比如说,员工们能在社区内发帖交流工作或者生活上的趣事等等,不仅能帮助企业员工在社区内认识其他的同事,有更好的情感交流;领导也能在社区内发起活动,鼓励员工积极参与话题的讨论,激励他们积极投入工作。